MANAJEMEN UMUM
PENGERTIAN MANAJEMEN
· Arti dan Fungsi Manajemen Umum
Berikut ini dikemukakan definisi tentang manajemen yang diberikan oleh Profesor Oei Liang Lee.
Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusoia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dari definisi tentang manajemen tersebut, dapatlah diambil kesimpulan bahwa manajemen mempunyai lima fungdi, yaitu :
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pengarahan
4. Pengkoordinasian
5. Pengawasan
· Jenjang Manajemen
Perusahaan-perusahaan besar biasanya mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen. Ketiga jenjang tersebut adalah :
1. Manajemen Puncak
Jenjang tertinggi adalah manajemen puncak, sering disebut manajer senior atau eksekutif kunci, biasanya pengalaman bertahun-tahun.
2. Manajemen Madya
Jenjang berikutnya dalam piramida manajemen itu, disebut manajemen madya atau manajemen admistratif, meliputi pimpinan pabrik atau manajer devisi.
3. Manajemen Operasional
Manajemen Operasional ini merupakan jenjang terendah dalam piramida. Tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh para manajer madya.
LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN
· Gerakan Manajemen Ilmiah
Sejak permunculan bukunya tahun 1911, Taylor dikenal sebagai bapak dari gerakan manajemen ilmiah. Buku yang diterbitkan berjudul The Principles of scientific management. Dalam bukunya, Taylor mengemukakan beberapa prinsip manajemen ilmiah untuk melakukan pekerjaan dengan efisien. Prinsip-prinsip tersebut adalah :
Prinsip 1 : Semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan
satu cara terbaik untuk menyelesaikan.
Prinsip 2 : Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih
secara ilmiah.
Prinsip 3 : Kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan
menggaji pemegang jabatan dengan dasar insentif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.
Prinsip 4 : Menempatkan manajer dalam perencanaan, persipan dan pemeriksaan pekerjaan.
SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN MANAJEMEN
· Sekolah Klasik (Classical School)
Sekolah klasik berawal dengan adanya formasi perusahaan-perusahaan besar. Sekolah klasik telah meberikan saran tentang fungsi-fungsi manajemen primer, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian.
· Sekolah Prilaku (Behavioral School)
Sekolah perilaku yang juga disebut leadership, human relations, atau behavioral sciences school of management.
· Sekolah Ilmu Manajemen (Management Science School)
Ilmu manajemen merupakan suatu pendekatan kuantitatif yang memberikan alat untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis. Adanya computer memungkinkan untuk mempelajari masalah-masalah yang sebelumnya terlalu komplek untuk diselesaikan.
· Analisis Sistem
Sistem adalah suatu unit yang dibentuk dari dua atau lebih bagian-bagian independent yang berinteraksi untuk membentuk sebuah organisme fungsi. Analisis system merupakan metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis dengan mengidentifikasi bagian-bagian utama dari suatu masalah dan hubungan mereka.
· Manajemen Hasil
Management by objectives/MBO adalah suati program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan.
Adapun keburukannya dapat disebutkan disini antara lain :
1. Untuk beberapa tugas, MBO sulit menentukan tujuan yang tepat.
2. MBO hanya akan sukses jika semua pihak mau berpartisipasi.
3. MBO seharusnya tidak dipandang sebagai suatu penyelesaian untuk semua masalah manajemen.
4. Tujuan-tujuan itu seharusnya layak dan mudah diukur.
PERENCANAAN
Adapun sifat-sifat yang lain dari fungsi perencanaan adalah : sumbangan terhadap tujuan serta efisiensi dari rencana itu sendiri.
· Bentuk-bentuk Perencanaan
Dengan mendasarkan diri kepada pengertian ini, maka perencanaan memiliki bentuk-bentuk sebagai berikut :
a. Tujuan (Objective)
Tujuan merupakan suatu sasaran di mana kegiatan itu diarahkan dan diusahakan untuk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu.
b. Kebijakan (Policy)
Kebijakan adalah suatu pernyataan untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan.
c. Strategi
Strategi merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat.
d. Prosedur
Prosedur merupakan rangjaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang.
e. Aturan (Rule)
Aturan adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur.
f. Program
Program merupakan campuran antara kebijakan prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran (budget) semuanya ini akan menciptakan adanya tindakan . dalam organisasi, biasanya program dibuat dua macam yakni : program umum dan program khusus
· Kegunaan Perencanaan
a. mengurangi ketidak pastian serta perubahan pada waktu mendatang
b. mengarahkan perhatian pada tujuan
c. memperingan biaya
d. merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan
· Langkah-langkah Penyusunan Perencanaan
- Menetapkan Tujuan
Tujuan menggambarkan tentang apa yang diharapkan dapat dicapai dan merupakan suatu titik akhir tentang apa yang harus dikerjakan. Selain itu tujuan menggambarkan pula tentang apa yang harus dicapai setelah dibuatnya pola kerja (network) daripada kebijakan, strategi, prosedur, aturan, anggaran dan program.
- Menyusun Anggapan-anggapan (premising)
Langkah ini merupakan salah satu perinsip pokok daripada perencanaan. Perencanaan akan lebih terkoordinir apabila makin banyak individu yang terlibat didalam perencanaan, dimana mereka berusaha untuk mengetahui dan menggunakan anggapan secara ajeg.
- Menentukan Berbagai Alternatif Tindakan
Banyak sekali cara yang dapat mencapai suatu tujuan.
- Mengadakan Pernilaian terhadap Alternatif-alternatif Tindakan yang Sudah Dipilih
Dalam langkah keempat ini dilakukan usaha-usaha untuk mencari alternative mana yang akan memberikan hasil maksimal dengan pengeluaran tertentu. Jadi, disini berlaku prinsip ekonomi.
- Mengambil Keputusan
Masalah pengambilan keputusan (decision making) ini akan dibahas lebih lanjut pada butir yang lain.
f. Menyusun Rencana Pendukung
· Perencanaan Merupakan Proses pendekatan yang Rasional
Dengan berbagai macam langkah yang telah dilakukan untuk menyusun suatu perencanaan, dapatlah dikatakan bahwa perencanaan merupakan suatu proses pendekatan yang rasional untuk waktu yang akan datang.
· Jangka Waktu Perencanaan
Menurut jangka waktunya, perencanaan dapat dikelompokan menjadi tiga golongan yakni :
- Perencanaan jangka panjang
- Perencanaan jangka menengah
- Perencanaan jangka pendek
Era pembangunan, merupakan salah satu contoh perencanaan jangka panjang.
· Faktor-faktor yang Membatasi Perencanaan
- Sulitnya Mencari Anggapan Secara Teliti
- Perubahan Yang Sangat Cepat.
- Kekauan Internal.
· Kekakuan Psikhologis
· Kekakuan Karena Adanya Prosedur dan Kebijakan
· Kekakuan Sumber Daya dan Dana
- Kekakuan Eksternal.
- Waktu dan Biaya
· Penganmbilan Keputusan
a. Syarat Pengambilan Keputusan
Untuk bertindak ataupun mengambil keputusan secara rasional tersebut membutuhkan beberapa syarat, antara lain :
· Harus berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif.
· Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan-tujuan manakah yang dapat dicapai beserta segala kekurangnya.
· Harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisi dan penilaian berbagai alternantif sesuai dengan tuntutan-tuntutan untuk mencapai tujuan.
· Harus bersikap optimis dan mempunyai kemauan yang kuat untuk memilih alternative yang paling baik.
b. Alat Pengambilan Keputusan
Untuk mengambil keputusan yang rasional perlu digunakan alat-alat seperti : (1) Operation research, (2) teori probabilitas, (3) linear programming.
Alat-alat pengambilan keputusan diatas :
· Analisa Risiko
· Pohon Keputusan (Decision Tree)
PENGORGANISASIAN
· Pengertian
Setiap organisasi memiliki tiga komponen pokok, yaitu : personalia,fungsi dan fakto-faktor fisik, yang kesemuanya ini merupakan sarana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Jadi komponen-komponen tersebut mencerminkan adanya tugas-tugas yang harus dilakukan, manusia yang melaksanakan tugas, dan adanya peralatan-peralatan yang dapat digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut.
Fungsi pengoraganisasian dapat dikatakan sebagai proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi, personalia dan factor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakuakan dapat bermanfaat serta terarah terhadap suatu tujuan.
Hubungan-hubungan yang timbul di dalam organisasi dapat berbentuk :
- Hubungan Informal
- Hubungan Formal
Dalam hubungan formal terdapat tiga hubungan dasar :
- Tanggung Jawab
- Wewenang
- Pertanggung-jawaban
· Pola Hubungan antar Komponen Organisasi
Antara tujuan, fungsi, tanggung jawab, wewenang serta pertanggung-jawaban mempunyai hubungan yang erat, dan berkaitan satu dengan lain.
· Rentangan Kekuasaan
Banyak sedikitnya frekuensi hubungan antara pimpinan dengan bawahan dipengaruhi oleh beberapa factor, antara lain :
1. Latihan dari Bawahan
2. Pendelegasian Wewenang
3. Perencanaan
4. Teknik Komunikasi
· Dasar-dasar Penggolongan Bagian Di Dalam Organisasi
Pengelompokan menjadi bagian-bagian di dalam sebuah organisasi dapat didasarkan pada beberapa factor berikut ini :
1. Didasarkan pada Suatu Angka
2. Didasrkan pada Waktu
3. Didasarkan pada Fungsi Perusahaan
4. Didasarkan pada Luas Daerah
5. Didasarkan pada Jenis Barang yang Dihasilkan
6. Didasarkan pada Jenis Langganan
· Karateristik Struktur Organisasi
Setiap bentuk struktur organisasi yang baik harus memiliki dua karakteristik dasar, yaitu Keseimbangn dalam Organisasi dan Fleksibel.
PENGARAHAN
· Prinsip-prinsip Pengarahan
Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangankan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan.
Pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu :
1. Prinsip Mengarah Kepada Tujuan
2. Prinsip Keharmonisan Dengan Tujuan
3. Prinsip Kesatuan Komando
· Cara-cara Pengarahan
Adapun cara-cara pengarahan yang dilakukan dapat berupa :
1. Orientasi
Orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik.
2. Perintah
Perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada dibawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu. Adapun perintah yang diberikan kepada bawahan dapat berupa : perintah Umum dan Khusus, perintah Lisan dan Tertulis, Perintah Formal dan Informal.
3. Delegasi Wewenang
Pendelegasian wewenang bersifat lebih umum jika dibandingkan dengan pemberian perintah.
· Komunikasi
Prinsip komunikasi adalah :
1. Komunikasi harus jelas
2. Prinsip Integritas
3. Prinsip Penggunaan Organisasi Informal
· Motivasi
Notivasi mempunyai dua macam bentuk, yaitu motivasi positif dan motivasi negative.
PENGKOORDINASIAN
· Prinsip-prinsip Koordinasi
Koordinasi antar bagian dan antar individu di dalam organisasi akan dapat tercapai bilamana diikuti dengan tiga prinsip berikut :
1. Prinsip Kontak Langsung
2. Prinsip Penekanan pada Pentingnya Koordinasi
3. Hubungan Timbal Balik di antara Faktor-faktor yang Ada
· Pelaksanaan Fungsi Koordinasi
Untuk melaksanakan fungsi koordinasi, manajer dapat menempuh dua cara :
a. Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksananya koordinasi.
b. Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi.
PENGAWASAN
· Pengertian
Pengawasan merupakan fungsi terakhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen. Pengawasan yang dilakukan pada setiap tahap memungkinkan bagi manajer untuk memperkirakan gejala-gejala penyimpangan yang dapat terjadi, sehingga bias dilakukan tindakan pencegahan atau tindakan preventif.
· Langkah-langkah Pengawasan
Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengadakan pengawasan adalah :
a. Menciptakan standard
Bentuk standard dapat di bedakan ke dalam dua macam, yaitu standard kuantitatif dan standard kualitatif.
b. Membandingkan Kegiatan yang Dilakukan dengan Standard
Langkah kedua ini dilakukan untuk mengetahui sampai seberapa jauh adanya penyimpangan yang telah terjadi.
c. Melakukan Tindakan Koreksi
Urutan-urutan kegiatan yang harus dilaksanakan dalam pengambilan tindakan koreksi adalah :
1. Menghayati masalah-masalah yang dihadapi.
2. Mencari kemungkinan-kemungkinan untuk mengatasi atau memperbaiki adanya kesalahan.
3. Mengadakan penilaian terhadap berbagai kemungkinan tersebut.
4. Menentukan cara-cara untuk mengadakan koreksi yang paling tepat.
· Syarat-syarat Pengawasan yang Baik
Untuk menjalankan pengawasan dengan baik, diperlukan beberapa syarat, yakni :
a. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan.
b. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera.
c. Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.
d. Pengawasan harus obyektif.
e. Pengawasan harus luwes/fleksibel.
f. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.
g. Pengawasan harus ekonomis.
h. Pengawasan harus mudah dimengerti.
i. Pengawasan harys diikuti dengan perbaikan/koreksi.
0 komentar:
Posting Komentar