Pengantar bisnis modern Bab 5

DISAIN DAN PERILAKU ORGANISASI

PENGERTIAN ORGANISASI

Pada tanggal 20 Juli 1969, austronot Neil Armstrong telah berhasil menjejakkan kakinya di bulan, hal ini menunjukan kemampuan pengorganisasian yang luar biasa. Sukses mengorganisasi orang dan sumber untuk mencapai tujuan yang spesifik.

·        Apakah yang Dimaksud dengan Organisasi

Menurut Boone dan Kurtz, organisasi didefinisikan sebagai berikut :

Organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan.

Definisi organisasi itu mencakup tiga elemen pokok, yaitu :

1. Interaksi manusia,
2. Kegiatan mengarah pada tujuan,
3. Struktur.

ORGANISASI FORMAL DAN INFORMAL

·        Organisasi Formal

Organisasi Formal merupakan system tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab, dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan.

Beberapa factor yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur organisasi formal adalah :

1. Wewenang,
2. Tanggunga jawab,
3. Pertanggungjawaban,
4. Delegasi,
5. Koordinasi

·        Organisasi Informal

Organisasi Informal adalah salah satu jaringan hubungan pribadi dan social yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal.

Komunikasi yang terjadi dalam organisasi informal berjalan dengan cepat dari mulut ke mulut. System komunikasi ini disebut system tanaman rambat.

Dalam kelompok kerja terdapat tiga kategori karyawan, yaitu :

ü      Anggota-anggota kelompok dalam (inner group)

ü      Anggota-anggota kelompok pinggir (fringe group)

ü      Anggota-anggota kelompok luar (out group)

·        Sentralisasi VS Desentralisasi

Organisasi manajemen yang sentralisasi adalah sebuah system yang wewenang serta pengendaliannya dipegang di suatu puast, biasanya eksekutif puncak.

Kebaikan organisasi sentralisai adalah :

1. Bahwa pengendalian yang lebih efektif dilakukan,
2. Cenderung memperpendek jangka pengambilan keputusan, dan
3. Memungkinkan suatu rencana tindakan yang seragam.

Keburukannya antara lain :

1. Jika perusahaan berkembang dengan pesat, maka beban kerja pada eksekutif puncak menjadi terlalu banyak.
2. Organisasi yang disentralisasi hanya memberi pengalaman sedikit kepada para manajer muda yang mengambil keputusan.

Organisasi manajemen yang desentralisasi adalah suatu usaha sistematis untuk mendelegasikan kepada jenjang bawah semua wewenang kecuali yang harus dilaksanakan pada jenjang tertinggi.

STRUKTUR ORGANISASI DAN PENYUSUNANNYA

·        Pembentukan Struktur Organisasi

Struktur organisasi formal didasarkan pada analisa dari tiga elemen kunci setiap organisasi, yaitu :

1. Interaksi kemanusian,
2. Kegiatan yang terarah ke tujuan,
3. Struktur.

Manajemen harus mengkoordinir kegiatan-kegiatan karyawan untuk mencapai tujuan organisasi.

Hierarki Tujuan

Hierararki tujuan organisasi berlingkup dari tujuan perusahaan keseluruhan sampai tujuan-tujuan khusus yang ditetapkan untuk masing-masing karyawan.

Departemenlisasi

Pembentukan struktur organisasi dimulai dengan penganalisisan kegiatan-kegiatan utama organisasi.

Wewenang dan Tanggung Jawab

Tindakan menugaskan kegiatan kepada bawaan ini disebut pendelegasian.

Rentangan Pengendalian merupakan jumlah optimal bawahan yang dapat dikelola oleh seorang manajer.

Faktor-faktor kritis dalam menentukan rentangan pengendalian yang optimal adalah :

1. Jenis pekerjaan,
2. Pelatihan karyawan,
3. Kemampuan manajer,
4. Efektifitas komunikasi.

Menjamin Komunikasi yang Efektif

Komunikasi merupakan tugas yang relative sederhana bagi organisasi kecil. Komunikasi yang jelas sangat penting berfungsinya organisasi lancar.

·        Bentuk-Bentuk Struktur Organisasi

Bagan yang dimaksud dinamakan bagan organisasi atau struktur organisasi. Yang menjadi dasar dalam organisasi ini adalah pembagian kekuasaan dan tanggung jawab.

·        Organisasi Garis

Kebaikan Organisasi Garis :

ü      Adanya kesatuan dalam pimpinan dan perintah.

ü      Pimpinan dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan.

ü      Pimpinan dapat lebih cepat dalam memberikan perintah.

ü      Menghemat biaya.

Keburukan Organisasi Garis :

ü      Sering terdapat biroaksi yang menghambat jalannya perusahaan.

ü      Tidak adanya spesialisasi menyebabkan tugas yang berat bagi para petugas sehingga kurang efisien.

ü      Kurangnya kerjasama di antara masing-masing Bagian.

·        Organisasi Garis dan Staff

Kebaikan Organisasi Garis dan Staff :

ü      Pimpinan lebih leluasa dalam memberikan saran terhadap tugas khusus di luar Bagiannya.

ü      Staf dapat membantu untuk mengatasi berbagai persoalan sehingga akan memperingan pekerjaan dan meningkatkan efisiensi kerja.

ü      Staf dapat mendidik para petugas.

ü      Adanya kesatuan dalam pimpinan sehingga menciptakan aliran kekuasaan dengan jelas.

Keburukan Organisasi Garis dan Staf :

ü      Kadang-kadang staf tidak lagi memberi saran tetapi perintah.

ü      Dapat menimbulkan anggapan pada petugas untuk lebih percaya kepada staf daripada atasanya.

ü      Staf dapat ikut disalahkan apabila saran yang diberikan tidak memperoleh hasil.

·        Organisasi Fungsional

Kebaikan Organisasi Fungsional :

ü      Masing-masing fungsi dipegang oleh seorang yang ahli dalam bidangnya.

ü      Tugas para manajer menjadi lebih ringan dengan adanya pembafian fungsi.

Keburukan Organisasi Fungsional :

ü      Membingungkan para pekerja karena tidak ada kesatuan dalam pimpinan dan perintah.

ü      Tidak ada hubungan garis secara langsung dengan atasan.

ü      Kesulitan-kesulitan yang timbul tidak dapat secara cepat diatasi.

ü      Kurang koordinasi sering menimbulkan perselisihan di antara para manajer.

·        Organisasi Komite

Untuk membentuk Komite haruslah memperhatikan syarat-syarat berikut :

1.      Suasana santai dan bersifat informal.

2. Semua anggota Komite ikut ambil bagian dalam membicarakan tugas-tugasnya.
3. Komite mengetahui tentang tugas-tugas yang dibebankan kepadanya.
4. Masing-masing anggota Komite bersedia mendengarkan pendapat dari anggota lain.
5. Keputusan diambil secara consensus.
6. Masing-masing anggota bebas mengemukakan pendapat.
7. Ketua Komite tidak mempunyai kekuasaan atas yang lain.

Kebaikan Komite :

ü      Merupakan sebuah forum untuk saling bertukar pendapat di antara beberapa anggota.

ü      Keputusan ditentukan bersama-sama sehingga dapat memberikan hasil yang lebih baik.

ü      Menciptakna koordinasi yang lebih baik.

ü      Meningkatkan pengawasan karena macam-macam Komite tersebut dapat berhubungan langsung dengan para pelaksana.

Keburukan Komite :

ü      Kesulitan dalam mempersiapkan pertemuan karena masing-masing anggota sibuk dengan pekerjaannya.

ü      Keharusan untuk berkompromi.

ü      Sering menimbulkan kesimpang-siuran dalam organisasi.

ü      Tidak mempunyai kekuasaan untuk mendukung saran-saran yang diberikan.

·        Organisasi Matrik

Kebaikan Organisasi Matrik :

ü      Luwes.

ü      Memberikan metode untuk memusatkan perhatian pada masalah-masalah utama yang spesifik.

ü      Memberikan alat inovasi tanpa mengganggu struktur organisasi yang ada.

Keburukan Organisasi Matrik :

ü      Beberapa masalah dapat munculkarena pendekatan ini melanggar prinsip kesatuan perintah yang tradisioanal.

ü      Manajer proyek dapat menjumpai kesulitan dalam mengembangkan tim terpadu.

ü      Konflik dapat muncul antara manajer proyek dengan manajer-manajer bagian lain.

PERILAKU KEORGANISASIAN

·        Kelompok Kerja

Kelompok kerja itu merupakan sekumpulan karyawan yang secara bersama-sama mempunyai pekerjaan serupa dan melihat diri mereka sebagai satu kelompok.

·        Motivasi

Motivasi merupakan motif intern yang menyebabkan orang berprilaku seperti yang mereka lakukan.

Teori motivasi dari Maslow menekankan dua ide dasar yaitu :

1.               Orang mempunyai banyak kebutuhan, tetapi hanya kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi saja yang dapat mempengaruhi perilaku manusia.

2.               Kebutuhan manusia dikelompokan dalam sebuah hierarki kepentingan.

·        Pekerjaan dan Sikap Jabatan

Oleh Musselmah dan Jackson, kepuasan jabatan dipandang sebagai indicator yang bermanfaat bagi manajemen untuk menentukan apakah terapat bidang-bidang masalah dalam angkatan kerja organisasi. Kepuasan jabatan telah diaitkan dengan perputaran dan absentiisme dalam angkatan kerja moral. Moral merupakan sikap umum dari angkatan kerja dalam sebuah perusahaan terhadap jabatan mereka. Sedangkan kepuasan jabatan merupakan istilah lain yang memberikan arti banyak tentang hal ynag sama.

·        Kepimpinan

Manajer yang baik pasti akan mendapatkan hasil pekerjaan lebih banyak dari bawahannya dengan sikap sebagai pemimpin yang baik. Untuk mengetahui gaya kepemimpinan yang sesuai, mereka tidak hanya melihat posisinya sebagai manajer yang menghendaki segalanya telah dilakukan, tetapi mereka harus pula belajar dalam struktur yang ada secara efektif.